How to Barcamp

How to: Barcamp

Okay, Barcamps sind ja an sich jetzt auch nix Neues mehr und doch werden sie mit einer gewissen Ehrfurcht betrachtet. Zu recht. Ein Barcamp zu organisieren ist, wie jedes andere Event oder Training auch, zwar kein Hexenwerk aber trotzdem gibt’s ein paar Dinge, die wirklich wichtig sind und die darüber entscheiden, ob die Teilnehmenden zufrieden sind oder nicht.

Zunächst die Basics:

Zur Methode

Barcamps werden auch Unkonferenz oder Mitmach-Konferenz genannt und haben das Ziel, alle Teilnehmer zu Teilgebern zu machen. D.h., die Anwesenden entscheiden darüber, welche Themen besprochen werden.

Woher das kommt

Die Barcamps gehen auf Tim O’Reilly (Gründer und Chef des O’Reilly Verlages, Softwareentwickler freier Software und maßgeblich beteiligt an der Entwicklung der Skriptsprache Perl, Quelle: Wikipedia) zurück. Der stellte irgendwann fest, dass bei Konferenzen die richtig guten und wichtigen Gespräche in der Kaffeepause stattfinden oder draußen beim rauchen. Jedenfalls außerhalb der eigentlichen Konferenz. Damit wurde die Unkonferenz geboren.

Der Rahmen

Bei Barcamps sind eine ausreichende Anzahl an Räumlichkeiten (abhängig von der Größe bzw. zu erwartenden Teilnehmeranzahl und damit ggf. Themenvorschlägen) wichtig, Sitz- und Stehmöglichkeiten sowie Verpflegung. Du erinnerst dich: Produktive Gespräche finden in den Pausen statt, daher sollte dieser Rahmen gewährleistet werden.

Die Themen

Bei Barcamps finden mehrere Themen gleichzeitig statt und werden in sog. Sessions organisiert. D.h., es ist durchaus möglich das 5 Themen gleichzeitig stattfinden. Der Zeitbedarf pro Session beträgt i.d.R. 45 Minuten.

Es gibt mehrere Durchläufe, z.B. 4. Am Ende des Barcamps hättest du mit meinen Zahlen dann 20 Themen bearbeitet.

Die Themen werden für alle jederzeit sichtbar in den sog. Session Plan gehängt. Das kann eine Metaplanwand sein oder eine Wand oder aber auch digital übertragbar, z.B. per Trello oder ppt.

Vertikal hängen die Uhrzeiten inkl. Pause, horizontal die Räume. Daraus ergibt sich eine Matrix oder auch ein Grid. Entsprechend werden die Themen in die Grids gehangen.

„Oh mein Gott“, wirst du dir vielleicht denken. „Dann bekommen die Leute ja nicht alles mit.“ Dazu im nächsten Abschnitt mehr.

Das Prinzip

Beim Barcamp gibt’s das sog. Gesetz der zwei Füße. Das bedeutet zum einen, dass jeder Teilnehmer zu dem Diskussionsthema geht, das ihn interessiert und kann deshalb unweigerlich nicht gleichzeitg an allen anderen parallel laufenden Themen teilnehmen. So ist das eben. Aber keiner wird angekettet und kann sich frei bewegen. Das bedeutet widerum, dass jeder die Freiheit hat, den Raum / das Thema zu wechseln wenn er meint von dem einen genug zu haben. Wie bei einer Kaffeepause eben.

Soweit so überall meistens nachlesbar. 😀

Und das soll funktionieren?

BITTE. Dieses Format gibt’s seit 2005 zu allen möglichen Themen. Nach Deutschland ist das ganze natürlich etwas später gekommen aber auch hier wird es immer beliebter und das würde es nicht, wenn es nicht funktionieren würde. Also: lieber einmal ausprobieren und vielleicht mal eins mitmachen anstatt gleich alles besser zu wissen und es zu verurteilen.

Aber ich weiß jetzt natürlich das einiges schief laufen kann. Deshalb gibt’s jetzt hier ein paar Infos, die nicht überall zu finden sind. Exklusiv quasi. Die nachfolgenden Tipps sind speziell auf Barcamps innerhalb eines Unternehmens fokusiert, können aber auch random genutzt werden.

Größe des Unternehmens

Barcamps können in jeglicher Größenordnung durchgeführt werden. Egal ob 300 Leute oder 30. D.h., du kannst dein Barcamp entweder unternehmensweit, Bereichs- oder Abteilungsweise durchführen.

Ziel

Du musst unbedingt ein Ziel bzw. ein Oberthema angeben. D.h., es macht keinen Sinn im Unternehmen ein Barcamp auszurufen ohne Titel, weil die Leute nicht wissen werden um was es gehen soll. Damit haben sie keine Möglichkeit sich Gedanken dazu zu machen und sich zu überlegen ob es sie interessiert. Du würdest vermutlich auch nicht zu einer Veranstaltung gehen die mit „Veranstaltung“ beworben wird.

Kulturwandel, Change, Führung, Arbeiten 4.0, Prozesse … you name it, Themen, die die gesamte Belegschaft (entweder innerhalb des Unternehmens, des Bereichs, der Abteilung etc.) betreffen, beschäftigen oder anderweitig von Bedeutung sind, eignen sich für dieses Format.

Wir bei der Choice haben jüngst das Thema Kulturwandel aufgegriffen weil es noch viele Fragezeichen aufgeworfen hat.

Genauso habe ich aber auch mal die fehlenden Verantwortungen & Abläufe in einem Unternehmen thmeatisiert. Hier wurden die Mitarbeiter mit folgender Situation konfrontiert: eure Geschäftsleitung (bis dahin die einzigen Chefs) kommt nicht wieder zurück. Wie haltet ihr den Laden am Laufen und was muss getan werden? Die GL war an dem Tag abgesprochenerweise dann tatsächlich nicht da.

Moderation

Bevor es losgeht, empfiehlt es sich die Teilnehmer erstmal abzuholen: was ist das hier, was machen wir hier, warum überhaupt, wie ist der Ablauf, warum ihr damit wirklich was bewegen könnt, etc. Der Moderator führt durch das Barcamp, gibt Orientierung und sorgt für eine entsprechende Dynamik.

Je nach Größe kann auch über ein kurzes Kennenlernen nachgedacht werden. Bevor jetzt wieder alle schreien und esoterische Sitzkreise im Kopf haben: es gibt auch witzige und kurzweilige Kennenlern-„Spiele“. Nutz doch bspw. Hashtags: jeder stellt sich mit drei Hashtags vor. #joanna #hr #zuckerfrei 😛

Als Moderator fängst du an und machst vor. An dir orientieren sich alle. Locker die Gruppe deswegen auf, die sind alle nervöser als du. Weil der Vorstand / die GL mit dabei ist, die Führungskraft, der Kollege aus Abteilung XY, was auch immer.

Jegliche Veranstaltung, egal ob ein Training, ein Barcamp o.ä. wird maßgeblich vom Trainer beeinflusst.

Themen (mitbringen)

Am besten bringst du 2-3 Themenvorschläge mit und stellst diese vor. Damit gibst du die Struktur und einen Impuls vor, der weitergedacht werden kann. Nutze dafür Metaplankarten oder große Post-it’s, je nachdem wie du deinen Sessionplan gestaltest.

Prominent als Überschrift schreibst du das Thema auf und darunter eine kurze Beschreibung worum es konkret geht. Um mit o.g. Beispiel weiterzumachen, könnte ein Thema lauten: „Vollmacht“ oder „Zugriffsrechte“.

Danach lässt du den Teilnehmern 3-5 Minuten Zeit über Themen nachzudenken. Diese werden dann der Reihe nach „eingereicht“: Entweder sammelst du ein und jeder stellt sein Thema aus der Menge heraus vor oder du lässt alle Themengeber vorkommen und jeder stellt der Reihe nach sein Thema vor.

Danach werden die Themen in den Sessionplan gehängt.

Sessions

Du kannst nicht davon ausgehen, dass jeder Erfahrung mit Barcamps hat. Um die Themengeber nicht zu verschrecken und ihnen ein Hilfsmittel an die Hand zu geben, eignen sich vorgefertigte Flipcharts oder Canvases.

Das Ziel der Sessions ist natürlich zum einen die Diskussion anzuregen aber auch um Wesentliches und Ergebnisse festzuhalten. Viele tun sich schwer damit weil sie nicht wissen wie. Daher hilfst du, wenn du etwas vorbereitest.

Hier kannst du dir meine Vorlage herunterladen und nutzen. Du kannst das natürlich auch auf ein Flipchart übertragen.

Ergebnisvorstellung

Eines der wichtigsten Elemente eines Barcamps ist die abschließende Ergebnispräsentation. Die Themengeber berichten in 3 Minuten über die Ergebnisse und Erkenntnisse aus der jeweiligen Session, damit jeder informiert ist der nicht dabei war.

Arbeitsgruppen

Sämtliche coolen Events/Trainings etc. verlieren an Bedeutung wenn danach nichts geschieht. Das Barcamp ist ein derart mächtiges Format, dass es erlaubt, danach in Arbeitsgruppen einzusteigen. Aus fast jedem Thema lassen sich Arbeitsgruppen bilden, die das Thema weiter ausbauen, ein Konzept aufsetzen und es zur Umsetzung bringen.

Dafür brauchst du aus jeder Gruppe einen „Projektverantwortlichen“. Jemanden, der sich darum kümmert, dass sich die Gruppe regelmäßig trifft und an dem Thema weiterarbeitet.

Es empfiehlt sich, dass die Arbeitsgruppen iterativ vorgehen und nach einer gewissen Zielerreichung ihre ersten Ergebnisse allen vorstellen um Feedback zu dem bisher erarbeiteten zu erhalten. Dabei geht es nicht um Perfektion o.ä. Sondern um eine Einschätzung der Anderen ob etwas vergessen wurde oder weitere Ideen die sich daraus ergeben. Aber dazu mehr in einem anderen Post. 🙂

Zeit

Zeit? Ja, Zeit! Es ist sowas von wichtig, dass die Zeiten der einzelnen Sessions nicht überschritten werden. Zum einen, um Endlos-Diskussionen zu vermeiden und zum anderen um den Gesamtablauf zu gewährleisten. Jeder Themengeber ist dafür verantwortlich, seine Zeit einzuhalten, kann aber auch einen Time Keeper benennen, der die Session beendet.

Ausklang

Es wäre schade, wenn du das Barcamp einfach so beendest. Nutze doch die Gelegenheit, im Anschluss noch zu Fingerfood einzuladen um das Erlebte in kleineren Gesprächen sacken zu lassen oder sich auch über etwas ganz anderes auszutauschen. Auch eine super Gelegenheit um sich als Vorstand, Geschäftsleitung oder Vorgesetzter blicken zu lassen um „nah am Menschen“ dran zu sein.

Werbung

Du willst, dass möglichst viele Leute an deinem Barcamp teilnehmen. Unterschätze deswegen nicht wie wichtig eine entsprechende Werbung ist. Das Barcamp ist ja freiwillig und selbst wenn du es zu einere Pflichtveranstaltung machst, solltest du dafür sorgen, dass alle neugierig sind und wirklich Lust bekommen daran teilzunehmen.

Das kannst du tun, indem du harte Ansagen machst oder vielleicht mutig genug bist und dein Unternehmen selbst auf’s Korn nimmst, indem du typische Aussagen, die in Zusammenhang mit deinem Barcamp-Thema stehen, aufgreifst und sichtbar machst. Dabei hilft dir bestimmt deine Marketing-Abteilung oder schnapp dir einfach ein paar Leute und brainstormt.

Ansonsten tun’s auch einfache Zettel mit dem Hinweis dass das Barcamp dann und wann stattfindet.

Fühlst du dich informierter? Lass mir ein Like da und/oder teile gerne diesen Artikel. Du findest untentehend alle Kanäle worüber das geht. 🙂

Ist dir etwas zu kurz gekommen? Schreib’s in den Kommentar oder mir per PN, dann ergänze ich gerne oder greife es für einen neuen Artikel auf.

Und finally. Als Belohnung das du bis hierher gelesen hast. 😀 HIER ist die Checkliste für’s barcampen.

 

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