Workhack: Team Canvas

Schon wieder so ein Canvas, ist es denn nicht endlich mal genug mit diesen Canvas und was soll das überhaupt sein, dieses Team Canvas?

Berechtigte Fragen. Hier kommen die Antworten.

Was ist das Team Canvas?

Das Team Canvas ist ein strategischer Rahmen, der Teams dabei hilft Projekte anzustoßen und eine gemeinsame Vision auszurichten. Genauso kann es dabei helfen, bestehenden Teams/Abteilungen eine neue Ausrichtung zu geben und sich schlicht auch besser kennenzulernen.

Was braucht’s dafür?

Dauer: 30-45 Minuten

Teilnehmer: 2-8

Durchführung: Teamlead oder Teammitglied

Material:
  • Ein ausgedrucktes Team Canvas auf A0 / A1 oder abgemalt auf einem Flipchart, einem Brown Paper oder einem Whiteboard
  • Jede Menge Post-it’s, pro Teilnehmer ein Block und in verschiedenen Farben
  • schwarz schreibende dicke Stifte (Werbung: Stabilo pointMax eignet sich sehr gut dafür) um auf den Post-it’s zu schreiben
  • Eine Stoppuhr / Timer, die/der groß genug ist das es jeder sieht

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wie wird’s gemacht?

Du kannst das Team Canvas und den Workshop so einleiten, dass das Ziel ist, Ziele, Erwartungshaltungen und Werte innerhalb des Teams transparent zu machen und sich als Team aufeinander einzustellen.
Du gehst schrittweise durch die einzelnen Kästchen – stelle sicher, dass du die Fragen der jeweiligen Spalte auch wirklich stellst. Ermutige die Gruppe dazu, ihre Antworten auf den Post-it’s aufzuschreiben (pro Antwort ein Post-it) und mit dem Team zu besprechen. Jeder sollte verstanden haben, was die jeweilige Person mit der Antwort meint.
Den Timer oder die Stoppuhr nutzt du dafür um ein bisschen Zeitdruck aufzubauen damit sich das Team auf den Kern jeder Sektion konzentriert.
Solltest du feststellen, dass der Austausch deutlich längerdauert oder Themen tangiert, die deutlich höher liegen, kannst du diese während der Team Canva Session parken (z.B. als Themen-Post-it auf einem seperaten Flipchart) und in einem seperaten Meeting angemessen zu besprechen. Ziel ist wirklich, sich nicht dazu verleiten zu lassen, in Themen abzuschweifen die nichts mit dem Team Canvas zu tun haben. Sonst habt ihr das Gefühl „wieder mal nichts“ auf die Reihe bekommen zu haben.
1. Ziele (5 Minuten)

Die Teammitglieder sind hier gefragt sich auf gemeinsame Ziele zu verständigen und ihre persönlichen Ziele für das Projekt / die Abteilung zu nennen.

Beispiele:

  • Als Vorbild für andere Abteilungen bis Ende 2020 alle Prozesse digitalisieren
  • Wissen im Bereich „Agile Coaching“ bis Sommer 2020 aufbauen
2. Rollen & Fähigkeiten (5 Minuten)

Fordere deine Leute auf, ihre Namen sowie Rollen auf die Post-it’s zu schreiben. Wenn eine Person mehrere Rollen hat, gehört jede Rolle auf ein separates Post-it.

Beispiele:

  • Max: CEO; Marie: Design & Programming
3. Zweck (10 Minuten)

Jetzt geht es darum einen Blick hinter das gemeinsame Ziel zu werfen und das Team definieren zu lassen warum es tut was es tut.

Beispiele:

  • Das Leben unserer Kollegen vereinfachen durch einfache, schlanke
4. Werte (10 Minuten)

In diesem Schritt entwerfen alle gemeinsam die Kernwerte – die wichtigsten Prinzipien – die alle innerhalb des Teams teilen möchten. Auch hier sollten alle den Werten zustimmen und sich mit dem Ergebnis wohlfühlen und identifizieren können.

Beispiele:

  • Vertrauen
  • Kreativität
  • Qualität
  • Transparenz
  • Gegenseitiges Verständnis
  • Gleichheit
  • Respekt
5. Regeln & Aktivitäten (10 Minuten)

Das Team legt hier gemeinsame Regeln und Aktivitäten fest. Das ist das Ergebnis, das Resultat der vorherigen Sektionen: ein konkretes Set an Regeln und Aktivitäten, welches das Team einführen und sich daran halten möchte.

Beispiele:

  • Besprochenes in der Gruppe vertraulich behandeln
  • Wöchentliche Status-Updates
  • Kommunikation über Skype oder Team für Anrufe oder internen Chat (wie Microsoft Teams oder Slack)
  • Alle zwei Wochen gemeinsam Mittag-/Abendessen gehen (XX ist Organisator)
  • Arbeitstag: beginnt zwischen 9 Uhr und 10 Uhr, Meeting beginnt um 10 Uhr
  • Wir arbeiten 8 Stunden am Tag, außer wenn es notwendig ist dann mehr/weniger
6. Stärken und Vorzüge

Jedes Teammitglied bringt bestimmte Voraussetzungen und bestimmte Talente mit, die für das Ziel der Gruppe von Bedeutung sind. Deswegen geht es hier darum, genau dies sichtbar zu machen sodass das gesamte Team davon profitieren kann.

Beispiele:

  • offen auf Menschen zugehen und in ein Gespräch verwickeln
  • Informationen von anderen gewinnen
  • Ausgleich im Team schaffen
7. Schwächen und Risiken

Gleichzeitig gibt es aber natürlich auch Dinge, in denen sowohl ein Einzelner als auch das Team (noch) nicht so gut ist wie auch Herausforderungen, die auf einen zukommen. Sich diese bewusst zu machen hilft dabei, Maßnahmen zu ergreifen um sich besser aufstellen zu können – beispielsweise durch die Stärken.

Beispiele:

  • Ich bin vor 10 Uhr nicht ansprechbar
  • Ich habe eine/n kranken Angehörigen zuhause den ich pflegen muss und das belastet mich
  • Wir sind nicht gut darin, unsere Prozesse einzuhalten und zu optimieren
  • Wir werden sehr viele Neueinstellungen begleiten müssen

Wrap Up (5 Minuten)

Bevor du den Workshop beendest, frage die Teammitglieder nach ihrem einen wichtigsten Einblick den die Einzelnen während des Workshops erhalten haben.

Es ist empfehlenswert den Team Canvas Workshop immer dann zu wiederholen, wenn ein neues Mitglied zu dem Team dazu kommt (Mitarbeiter, Projektmitarbeiter …)

Und jetzt du

Vielleicht denkst du ja jetzt auch: Das ist ja alles nix Neues, das ist doch die SWOT-Analyse, das sieht aus wie ein Business Model Canvas (BMC), das ist alter Wein neu verpackt …

Ja Leute, ich kann euch sagen das ist nix Neues, da ist die SWOT-Analyse mit drin und da steckt das BMC mit drin. Und trotzdem ist es ein machtvoller Workhack, den meiner Ansicht nach nicht nur jede Führungskraft kennen sollte sondern auch jeder HR’ler, der sich so richtig wirklich aus seiner Verwaltungsrolle befreien möchte – um es für das eigene Team zu nutzen aber vor allem auch andere Teams dabei zu begleiten.

Was denkst du darüber? Kannst du dir vorstellen, den Canvas bei dir im Team zu nutzen?

In jedem Fall wünsche ich dir viel Erfolg bei der Umsetzung und vor allem aber auch Spaß dabei, euch kennenzulernen.

 

Buzzword Bingo: New Work

How to Barcamp

How to: Barcamp

Okay, Barcamps sind ja an sich jetzt auch nix Neues mehr und doch werden sie mit einer gewissen Ehrfurcht betrachtet. Zu recht. Ein Barcamp zu organisieren ist, wie jedes andere Event oder Training auch, zwar kein Hexenwerk aber trotzdem gibt’s ein paar Dinge, die wirklich wichtig sind und die darüber entscheiden, ob die Teilnehmenden zufrieden sind oder nicht.

Zunächst die Basics:

Zur Methode

Barcamps werden auch Unkonferenz oder Mitmach-Konferenz genannt und haben das Ziel, alle Teilnehmer zu Teilgebern zu machen. D.h., die Anwesenden entscheiden darüber, welche Themen besprochen werden.

Woher das kommt

Die Barcamps gehen auf Tim O’Reilly (Gründer und Chef des O’Reilly Verlages, Softwareentwickler freier Software und maßgeblich beteiligt an der Entwicklung der Skriptsprache Perl, Quelle: Wikipedia) zurück. Der stellte irgendwann fest, dass bei Konferenzen die richtig guten und wichtigen Gespräche in der Kaffeepause stattfinden oder draußen beim rauchen. Jedenfalls außerhalb der eigentlichen Konferenz. Damit wurde die Unkonferenz geboren.

Der Rahmen

Bei Barcamps sind eine ausreichende Anzahl an Räumlichkeiten (abhängig von der Größe bzw. zu erwartenden Teilnehmeranzahl und damit ggf. Themenvorschlägen) wichtig, Sitz- und Stehmöglichkeiten sowie Verpflegung. Du erinnerst dich: Produktive Gespräche finden in den Pausen statt, daher sollte dieser Rahmen gewährleistet werden.

Die Themen

Bei Barcamps finden mehrere Themen gleichzeitig statt und werden in sog. Sessions organisiert. D.h., es ist durchaus möglich das 5 Themen gleichzeitig stattfinden. Der Zeitbedarf pro Session beträgt i.d.R. 45 Minuten.

Es gibt mehrere Durchläufe, z.B. 4. Am Ende des Barcamps hättest du mit meinen Zahlen dann 20 Themen bearbeitet.

Die Themen werden für alle jederzeit sichtbar in den sog. Session Plan gehängt. Das kann eine Metaplanwand sein oder eine Wand oder aber auch digital übertragbar, z.B. per Trello oder ppt.

Vertikal hängen die Uhrzeiten inkl. Pause, horizontal die Räume. Daraus ergibt sich eine Matrix oder auch ein Grid. Entsprechend werden die Themen in die Grids gehangen.

„Oh mein Gott“, wirst du dir vielleicht denken. „Dann bekommen die Leute ja nicht alles mit.“ Dazu im nächsten Abschnitt mehr.

Das Prinzip

Beim Barcamp gibt’s das sog. Gesetz der zwei Füße. Das bedeutet zum einen, dass jeder Teilnehmer zu dem Diskussionsthema geht, das ihn interessiert und kann deshalb unweigerlich nicht gleichzeitg an allen anderen parallel laufenden Themen teilnehmen. So ist das eben. Aber keiner wird angekettet und kann sich frei bewegen. Das bedeutet widerum, dass jeder die Freiheit hat, den Raum / das Thema zu wechseln wenn er meint von dem einen genug zu haben. Wie bei einer Kaffeepause eben.

Soweit so überall meistens nachlesbar. 😀

Und das soll funktionieren?

BITTE. Dieses Format gibt’s seit 2005 zu allen möglichen Themen. Nach Deutschland ist das ganze natürlich etwas später gekommen aber auch hier wird es immer beliebter und das würde es nicht, wenn es nicht funktionieren würde. Also: lieber einmal ausprobieren und vielleicht mal eins mitmachen anstatt gleich alles besser zu wissen und es zu verurteilen.

Aber ich weiß jetzt natürlich das einiges schief laufen kann. Deshalb gibt’s jetzt hier ein paar Infos, die nicht überall zu finden sind. Exklusiv quasi. Die nachfolgenden Tipps sind speziell auf Barcamps innerhalb eines Unternehmens fokusiert, können aber auch random genutzt werden.

Größe des Unternehmens

Barcamps können in jeglicher Größenordnung durchgeführt werden. Egal ob 300 Leute oder 30. D.h., du kannst dein Barcamp entweder unternehmensweit, Bereichs- oder Abteilungsweise durchführen.

Ziel

Du musst unbedingt ein Ziel bzw. ein Oberthema angeben. D.h., es macht keinen Sinn im Unternehmen ein Barcamp auszurufen ohne Titel, weil die Leute nicht wissen werden um was es gehen soll. Damit haben sie keine Möglichkeit sich Gedanken dazu zu machen und sich zu überlegen ob es sie interessiert. Du würdest vermutlich auch nicht zu einer Veranstaltung gehen die mit „Veranstaltung“ beworben wird.

Kulturwandel, Change, Führung, Arbeiten 4.0, Prozesse … you name it, Themen, die die gesamte Belegschaft (entweder innerhalb des Unternehmens, des Bereichs, der Abteilung etc.) betreffen, beschäftigen oder anderweitig von Bedeutung sind, eignen sich für dieses Format.

Wir bei der Choice haben jüngst das Thema Kulturwandel aufgegriffen weil es noch viele Fragezeichen aufgeworfen hat.

Genauso habe ich aber auch mal die fehlenden Verantwortungen & Abläufe in einem Unternehmen thmeatisiert. Hier wurden die Mitarbeiter mit folgender Situation konfrontiert: eure Geschäftsleitung (bis dahin die einzigen Chefs) kommt nicht wieder zurück. Wie haltet ihr den Laden am Laufen und was muss getan werden? Die GL war an dem Tag abgesprochenerweise dann tatsächlich nicht da.

Moderation

Bevor es losgeht, empfiehlt es sich die Teilnehmer erstmal abzuholen: was ist das hier, was machen wir hier, warum überhaupt, wie ist der Ablauf, warum ihr damit wirklich was bewegen könnt, etc. Der Moderator führt durch das Barcamp, gibt Orientierung und sorgt für eine entsprechende Dynamik.

Je nach Größe kann auch über ein kurzes Kennenlernen nachgedacht werden. Bevor jetzt wieder alle schreien und esoterische Sitzkreise im Kopf haben: es gibt auch witzige und kurzweilige Kennenlern-„Spiele“. Nutz doch bspw. Hashtags: jeder stellt sich mit drei Hashtags vor. #joanna #hr #zuckerfrei 😛

Als Moderator fängst du an und machst vor. An dir orientieren sich alle. Locker die Gruppe deswegen auf, die sind alle nervöser als du. Weil der Vorstand / die GL mit dabei ist, die Führungskraft, der Kollege aus Abteilung XY, was auch immer.

Jegliche Veranstaltung, egal ob ein Training, ein Barcamp o.ä. wird maßgeblich vom Trainer beeinflusst.

Themen (mitbringen)

Am besten bringst du 2-3 Themenvorschläge mit und stellst diese vor. Damit gibst du die Struktur und einen Impuls vor, der weitergedacht werden kann. Nutze dafür Metaplankarten oder große Post-it’s, je nachdem wie du deinen Sessionplan gestaltest.

Prominent als Überschrift schreibst du das Thema auf und darunter eine kurze Beschreibung worum es konkret geht. Um mit o.g. Beispiel weiterzumachen, könnte ein Thema lauten: „Vollmacht“ oder „Zugriffsrechte“.

Danach lässt du den Teilnehmern 3-5 Minuten Zeit über Themen nachzudenken. Diese werden dann der Reihe nach „eingereicht“: Entweder sammelst du ein und jeder stellt sein Thema aus der Menge heraus vor oder du lässt alle Themengeber vorkommen und jeder stellt der Reihe nach sein Thema vor.

Danach werden die Themen in den Sessionplan gehängt.

Sessions

Du kannst nicht davon ausgehen, dass jeder Erfahrung mit Barcamps hat. Um die Themengeber nicht zu verschrecken und ihnen ein Hilfsmittel an die Hand zu geben, eignen sich vorgefertigte Flipcharts oder Canvases.

Das Ziel der Sessions ist natürlich zum einen die Diskussion anzuregen aber auch um Wesentliches und Ergebnisse festzuhalten. Viele tun sich schwer damit weil sie nicht wissen wie. Daher hilfst du, wenn du etwas vorbereitest.

Hier kannst du dir meine Vorlage herunterladen und nutzen. Du kannst das natürlich auch auf ein Flipchart übertragen.

Ergebnisvorstellung

Eines der wichtigsten Elemente eines Barcamps ist die abschließende Ergebnispräsentation. Die Themengeber berichten in 3 Minuten über die Ergebnisse und Erkenntnisse aus der jeweiligen Session, damit jeder informiert ist der nicht dabei war.

Arbeitsgruppen

Sämtliche coolen Events/Trainings etc. verlieren an Bedeutung wenn danach nichts geschieht. Das Barcamp ist ein derart mächtiges Format, dass es erlaubt, danach in Arbeitsgruppen einzusteigen. Aus fast jedem Thema lassen sich Arbeitsgruppen bilden, die das Thema weiter ausbauen, ein Konzept aufsetzen und es zur Umsetzung bringen.

Dafür brauchst du aus jeder Gruppe einen „Projektverantwortlichen“. Jemanden, der sich darum kümmert, dass sich die Gruppe regelmäßig trifft und an dem Thema weiterarbeitet.

Es empfiehlt sich, dass die Arbeitsgruppen iterativ vorgehen und nach einer gewissen Zielerreichung ihre ersten Ergebnisse allen vorstellen um Feedback zu dem bisher erarbeiteten zu erhalten. Dabei geht es nicht um Perfektion o.ä. Sondern um eine Einschätzung der Anderen ob etwas vergessen wurde oder weitere Ideen die sich daraus ergeben. Aber dazu mehr in einem anderen Post. 🙂

Zeit

Zeit? Ja, Zeit! Es ist sowas von wichtig, dass die Zeiten der einzelnen Sessions nicht überschritten werden. Zum einen, um Endlos-Diskussionen zu vermeiden und zum anderen um den Gesamtablauf zu gewährleisten. Jeder Themengeber ist dafür verantwortlich, seine Zeit einzuhalten, kann aber auch einen Time Keeper benennen, der die Session beendet.

Ausklang

Es wäre schade, wenn du das Barcamp einfach so beendest. Nutze doch die Gelegenheit, im Anschluss noch zu Fingerfood einzuladen um das Erlebte in kleineren Gesprächen sacken zu lassen oder sich auch über etwas ganz anderes auszutauschen. Auch eine super Gelegenheit um sich als Vorstand, Geschäftsleitung oder Vorgesetzter blicken zu lassen um „nah am Menschen“ dran zu sein.

Werbung

Du willst, dass möglichst viele Leute an deinem Barcamp teilnehmen. Unterschätze deswegen nicht wie wichtig eine entsprechende Werbung ist. Das Barcamp ist ja freiwillig und selbst wenn du es zu einere Pflichtveranstaltung machst, solltest du dafür sorgen, dass alle neugierig sind und wirklich Lust bekommen daran teilzunehmen.

Das kannst du tun, indem du harte Ansagen machst oder vielleicht mutig genug bist und dein Unternehmen selbst auf’s Korn nimmst, indem du typische Aussagen, die in Zusammenhang mit deinem Barcamp-Thema stehen, aufgreifst und sichtbar machst. Dabei hilft dir bestimmt deine Marketing-Abteilung oder schnapp dir einfach ein paar Leute und brainstormt.

Ansonsten tun’s auch einfache Zettel mit dem Hinweis dass das Barcamp dann und wann stattfindet.

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Ist dir etwas zu kurz gekommen? Schreib’s in den Kommentar oder mir per PN, dann ergänze ich gerne oder greife es für einen neuen Artikel auf.

Und finally. Als Belohnung das du bis hierher gelesen hast. 😀 HIER ist die Checkliste für’s barcampen.